Assemblee si, assemblee no, assemblee in videoconferenza… indubbiamente vi è molta incertezza ed in generale le idee sono ben confuse, soprattutto per quanto riguarda i condomini che leggendo i quotidiani e/o navigando sui Social spesso si fanno molto spesso un’idea del tutto errata su cosa si possa e su cosa non si possa fare andando poi dal proprio amministratore con richieste basate su considerazioni errate.

Il periodo di emergenza sanitaria attuale, che piaccia o meno, porta ad evitare di convocare assemblee di condominio laddove non sia indispensabile e, comunque, sempre a patto che la scelta del luogo dove convocare l’assemblea venga valutato attentamente dato che eventuali mancanze o non rispondenze dei locali alle norme previste in materia di sicurezza e di prevenzione da Covid-19 potrebbero essere contestate proprio all’amministratore del condominio, responsabile di tale scelta.

Qualora vi sia necessità e laddove i locali rispondano a ben precise caratteristiche che andremo successivamente ad esaminare, l‘amministratore del condominio dovrà quindi, tra gli altri elementi chiaramente specificati nell‘articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile, articolo inderogabile è bene sottolinearlo, indicare nell’avviso di convocazione il luogo della riunione.

Le caratteristiche del luogo dove tenere l’assemblea di condominio dovranno consentire, aspetto imprescindibile, un corretto rispetto della distanza minima interpersonale di almeno 1 metro sia da fermi che in movimento oltre che essere ben areato.

Per ogni fila di seduta dei partecipanti dovrà esserci un corridoio della larghezza di 1 metro così da consentire, attraverso le indicazioni impartite dal presidente dell’assemblea, di alzarsi ed andarsene oppure di raggiungere il tavolo della presidenza o, ancora, recarsi in bagno; questo significa che dovrà essere previsto 1 metro di distanza non solo tra una persona e l’altra ma anche davanti e dietro, tra persona e persona, così da garantire il rispetto della distanza interpersonale, fermo restando la necessità di mantenere libero il corridoio per il passaggio di cui sopra.

Il rispetto di tali distanze comporta inevitabilmente che la superficie da garantire per ogni singola persona partecipante dovrà essere pari a non meno di 5 mq il che significa, a titolo esemplificativo, che per 30 partecipanti occorreranno almeno 180 mq. compresi i corridoi di entrata e di uscita.

Di seguito un disegno esemplificativo che rende bene idea della difficoltà, direi dell’impossibilità attuale, di reperire locali adatti per lo svolgimento di assemblee di edifici in condominio laddove il numero dei proprietari superi le 25-30 unità.

Da tenere bene in considerazione anche il fatto che le assemblee potranno tenersi esclusivamente in luoghi privati, e non pubblici o aperti al pubblico, in quanto diversamente contrasterebbero con quanto previsto dall’articolo 1 punto 8 del Decreto Legge 33/2020 che vieta espressamente l‘assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico.

Articolo che, pertanto, esclude nella maniera più assoluta qualsiasi possibilità di utilizzare le sale di bar, ristoranti, parrocchie, sale comunali, giardini pubblici, teatri, circoli, bocciofile, ecc.

Considerata la gravità e l’assoluta novità della situazione emergenziale, con la conseguente assenza totale sia di norme sia di precedenti giuridici che possano in qualche modo delineare un corretto comportamento, l’amministratore sarà quindi chiamato ad agire con il massimo rigore e con la massima cautela nelle valutazioni delle indicazioni da adottare in modo da contenere quanto più possibile le responsabilità a lui derivanti.

REGOLE PER LA TENUTA DELL‘ASSEMBLEA VALIDE

SIA NEGLI SPAZI CHIUSI CHE APERTI

Da evidenziare come il compito dell‘amministratore per quanto riguarda lo svolgimento materiale dell‘assemblea, dovrebbe essere limitato alla logistica, cioè alla scelta della sala che risulti allestita secondo le indicazioni sopra descritte e, ovviamente, con spese a carico del condominio.

SPAZI CHIUSI

Di seguito le regole che devono essere seguite:

• Devono essere preventivamente inviate ai condomini, insieme all‘avviso di convocazione, le regole da rispettare.
• Dette regole dovranno essere successivamente lette a tutti i partecipanti prima dell‘inizio dell‘assemblea dando atto a verbale in merito all’avvenuta loro lettura.
• Chi mette a disposizione la sala dovrà garantire e dichiarare l‘avvenuta preventiva sanificazione del locale, comprese sedie e tavoli, dei servizi igienici e certificare che i locali sanificati siano rimasti chiusi ed inaccessibili fino al momento della consegna della chiave all’amministratore
• La disposizione delle sedie e del tavolo della presidenza dovrà essere effettuata preventivamente da parte dal proprietario del locale secondo le disposizioni dettategli dall‘amministratore
• In sede di convocazione, l’amministratore inviterà i condomini a presentarsi in assemblea muniti dei DPI individuali e di gel igienizzante per le mani ad uso personale.
• Le mascherine dovranno essere utilizzate obbligatoriamente da tutti i partecipanti per tutta la durata dell’
• Qualora un intervenuto indossasse una mascherina del tipo FFP3 con filtro, lo stesso dovrà indossare obbligatoriamente sopra alla stessa una mascherina chirurgica dato che, diversamente dovrà intendersi come se fosse sprovvisto di mascherina e, quindi, allontanato in quanto probabile fonte di rischio.
• I partecipanti all’assemblea dovranno preventivamente compilare un modello, da consegnare all’ingresso, in cui dichiareranno di non avere temperatura corporea pari o superiore a 37,5C gradi e di non essere in quarantena.
• Immediatamente davanti all‘ingresso della sala riunioni dovrà essere apposta un’adeguata segnalazione che indichi uno stop e l’ingresso sarà possibile solo su invito ed uno alla volta.
• Qualora nel corso dell‘assemblea un partecipante dovesse avvertire sintomi influenzali e/o sintomi specifici del Covid-19, dovrà darne immediata comunicazione al presidente dell’assemblea o all’amministratore ed allontanarsi dal luogo della riunione che verrà immediatamente interrotta con conseguente immediato allontanamento di tutti i partecipanti.
• Durante lo svolgimento dell’assemblea le finestre dovranno essere mantenute aperte in modo da assicurare una corretta aerazione del locale, motivo per cui non sono da considerarsi idonei locali che ne siano sprovvisti.
• E’ consigliabile evitare l’utilizzo dell’aria condizionata che, in ogni caso, è vietata qualora l‘impianto abbia solo la funzione di ricircolo dell’

STUDIO PROFESSIONALE DELL‘AMMINISTRATORE

Qualora l‘amministratore decidesse di convocare l’assemblea nel proprio studio, dovrà preventivamente tenere conto delle criticità e dei gravosi rischi a cui potrebbe andare in contro, sia per la responsabilità che ha nei confronti dei propri dipendenti, sia per i rischi che può correre il proprio studio in caso di contravvenzioni o provvedimenti da parte delle Autorità.

In ogni caso dovrà rispettare tutte le indicazioni di cui al punto precedente e dovrà assumersi in proprio l‘obbligo di garantire:

• l‘avvenuta sanificazione dell‘ambiente eseguita prima e dopo la riunione assembleare;
• l‘organizzazione fisica degli spazi per il rispetto delle distanze interpersonali;
• il rispetto delle norme dirette alla tutela dei propri dipendenti nel luogo di lavoro e/o di coloro che vi transitano.

Dovrà inoltre rispettare tutte le indicazioni contenute nell‘Allegato 17 al DPCM 17 maggio 2020, con evidenza soprattutto passaggio esposto al quarto punto dell‘Allegato 17: “ ... consentendo la presenza contemporanea di un numero limitato di clienti in base alla capienza del locale.... ”.

SPAZI APERTI

Qualora si dovesse prendere in considerazione l’utilizzo di spazi aperti, fermo restando che convocare un’assemblea rispettando i termini previsti dal codice civile per l’invio comporta una indubbia difficoltà nel prevedere le condizioni meteorologiche che, qualora avverse, comporterebbero l’annullamento della stessa, si renderà necessario il rispetto di tutte le regole sinora descritte per quanto riguarda il corretto svolgimento dell’assemblea nel rispetto delle prescrizioni di legge, ivi compresa la preventiva sanificazione dei luoghi.

In aggiunta:

• ogni partecipante all‘assemblea dovrà portare la propria sedia che utilizzerà personalmente;
• chi metterà a disposizione gli spazi dovrà garantire e dichiarare l‘avvenuta preventiva sanificazione dei servizi igienici.
• in sede di convocazione, l‘amministratore inviterà i condomini a munirsi, portandoli in assemblea, di DPI e gel igienizzante per le mani ad uso personale
• le mascherine dovranno essere utilizzate obbligatoriamente da tutti i partecipanti per tutto il tempo di svolgimento dell‘assemblea;
• ciascun partecipante dovrà munirsene a sua cura.

ASSEMBLEE DA REMOTO

Ultimamente, per superare le difficoltà finora elencate, si è acceso un ampio dibattito in materia di assemblee con presenze da remoto ed è bene non tanto prendere in considerazione le oggettive difficoltà che si incontrerebbero per garantire la validità delle riunioni in tale modalità in quanto ogni avente diritto deve potersi collegare ad un computer e deve esserci un collegamento stabile, senza interruzioni, con “banda” sufficiente in modo da permettere a tutti di presenziare, ascoltare ed eventualmente intervenire per tutta la durata dell’assemblea, quanto piuttosto evidenziare come il codice civile non preveda tale forma di assemblea con la conseguenza, inevitabile, che le eventuali delibere prese risulterebbero nulle o annullabili; sul punto, ovviamente, la giurisprudenza non si è ancora espressa essendo aperto il confronto e mancando sentenze.

Anche per le cosiddette assemblee “miste”, cioè sia in presenza sia da remoto, valgono ovviamente le considerazioni appena fatte.

CONSIDERAZIONI FINALI

In considerazione di quanto sopra esposto e di quanto contenuto nel documento FASE 3 - Assemblee di condominio veicolato a tutti gli associati da ANACI Nazionale in data 20 maggio 2020 lo Studio 3A snc comunica che si atterrà scrupolosamente ad esso, avendone sopra ripotato un riassunto, limitandosi a convocare, fintanto che persisterà l’attuale stato di emergenza sanitaria, le sole assemblee improcrastinabili e solo laddove sarà possibile reperire un locale che risponda a tutte le caratteristiche elencate in questo breve riassunto.